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Agencias pequeñas o grandes. Agencias de publicidad o de eventos. El sistema modular AD-IN-ONE es totalmente compatible con todas las plataformas y estilos de negocio, y es completamente flexible y suficientemente escalable para cambiar - en caso que su negocio lo haga. Ya sea una agencia que funcione en un ambiente abierto e informal, o una que esté regida por reglas y patrones estrictos, nuestro sistema AD-IN-ONE tiene experiencia sirviendo clientes en ambos lados del espectro, y a todos en el medio.

¿Por qué la necesidad de un sistema para administrar agencias?

Imagínese una agencia que recién empieza. Unos pocos entusiastas que pueden sincronizar muy bien sus actividades entre ellos. Luego, viene el muy merecido crecimiento, el cual requiere de más personas y por ende, más procesos. Pero si no se cuenta con una plataforma centralizada para manejar lo que demanda el crecimiento, se empieza a cometer muchos con errores, plazos vencidos y utilidades perdidas.
Nuestros clientes constantemente nos han confesado que las reglas y el órden son pre - requisitos para el crecimiento de una agencia. Es por esto que el sistema AD-IN-ONE brinda transparencia, claridad y orden a todos los procesos de la agencia, donde todos saben qué hacer, quién lo está haciendo y cuándo tiene que estar listo. Documentos, cifras, facturas, planillas horarias – todo está en un solo lugar y nada se pierde o se duplica. Nunca.
 
 

Cómo hacer el trabajo

Job schema

El trabajo es el eje central de registros en todo el sistema. El Ejecutivo de Cuentas crea la cotización para el cliente y se la para su aprobación, paso con el cual el trabajo se activa..

Luego, el Ejecutivo de Cuentas crea las tareas necesarias para ejecutar el trabajo, incluyendo los plazos de entrega. El Supervisor de Tráfico asigna las tareas a los individuos quienes registrarán el tiempo invertido y esto creará una visualización general de las horas invertidas en el trabajo.

El Gerente de Producción, responsable de la selección de proveedores, envía los requerimientos a los proveedores y recepta las cotizaciones. Las órdenes de compra aprobadas son enviadas a los proveedores seleccionados. Las facturas de proveedores y cualquier gasto de efectivo se relacionan con el respectivo trabajo, manteniendo un registro completo de todos los costos de los trabajos.

Una vez que el trabajo se ha culminado, el Ejecutivo de Cuentas genera la factura al cliente, la cual se prepara según el tipo de contrato que se tenga; ya sea este por presupuestos pre-aprobados o por los costos y horas reales invertidas. Todos los ingresos, costos y horas invertidas se ven reflejados en el reporte de rentabilidad del trabajo en tiempo real. El Ejecutivo de Cuentas puede dar seguimiento fácilmente a cualquier desvío de la cotización original.

 
 

Mantenga el tráfico en movimiento

Cooperation

Todas las tareas, incluyendo los plazos de entrega y briefs relacionados, son enviados al Supervisor de Tráfico quien los distribuye al personal responsable (creativos, DTP, programadores, producción, etc.) basándose en la disponibilidad y la importancia.

Los empleados pueden revisar sus tareas y plazos de entrega en sus calendarios. Las tareas incluyen un grupo de conversación en línea con los Ejecutivos de Cuentas, para que estén conscientes de qué es lo que se espera de ellos y conocer quién tiene la capacidad de hacer más.

Task
 
 

Planillas horarias que no toman tiempo

TimeSheet recorder

Una vez que una persona termina una tarea, puede registrar el tiempo invertida en ella. Una planilla horaria completa siempre es reflejada en tiempo real para cada trabajo. El empleado también puede reportar las horas invertidas en gastos internos, negociaciones con clientes, reuniones, etc. Las planillas horarias pueden ser registradas con un solo clic, haciendo el registro de las mismas extremadamente sencillo, incluso para los creativos.

Cada empleado reporta su horas de trabajo (hora de llegada y de salida, trabajo en casa, viajes de negocio y reuniones fuera de la agencia). Los días de feriado y ausencias por enfermedad también pueden ser ingresados y aprobados fácilmente en el sistema.

 
 

Fácil administración de documentos

Todos los documentos de las agencias son creados y almacenados en el sistema siguiendo una estructura lógica. Pueden ser filtrados por autor, cliente, proveedor, recipiente, tipo de documento o por un trabajo en específico. Puede que los documentos más importantes (órdenes de compra, presupuestos, contratos, etc.) necesiten de la aprobación de una o más personas responsables antes de ser enviados. Esto asegura que un empleado junior o que no esté autorizado no pueda enviar documentos a terceros (clientes, proveedores, etc.) sin la aprobación previa de un supervisor.
Cada documento también puede tener derechos de accesos individuales, asegurando que el material privilegiado y confidencial no caiga en manos equivocadas. Cada documento posee un link a su respectivo trabajo, tarea o cualquier otro registro relevante. Usando estos links, es posible abrir documentos de trabajos relevantes con tan solo un clic. Plantillas de documentos de la agencia de todo tipo pueden almacenarse en el sistema, garantizando que todos los documentos se generen con plantillas válidas.
 
 

Flujo y aprobación de documentos

Basado en configuraciones predeterminadas, todos los documentos importantes pueden ser compartidos entre los empleados, los cuales pueden aprobar, comentar, reenviar o devolverlos para que sean procesados nuevamente según el grado de autoridad que posea cada uno. Un diagrama de flujo de aprobación específico puede ser creado para cada cada tipo de documento por la agencia. La opción de imprimir o compartir documentos puede ser inhabilitada en cualquier etapa del proceso para asegurar que un documento sin aprobación no caiga en las manos equivocadas. El sistema registra todas las interacciones de las aprobaciones o desaprobaciones incluyendo la hora y la personas que está procesando los documentos.
En caso que el empleado que deba aprobar esté ausente, el documento es redirigido a su sustituto. La aprobación también puede ser condicionada según un monto de dinero aprobado por financiero; si el empleado no posee los derechos de aprobación necesarios, el documento irá a su superior para que apruebe. El flujo de aprobación puede ser configurado para varios tipos de documentos en el sistema, por ejemplo facturas, briefs creativos, órdenes de compra, pedidos de ausencia, etc.
 
 

Estar en contacto

El almacenamiento y gestión de contactos corporativos es una parte crucial del sistema y está disponible para cualquiera. Cada contacto en el sistema puede incluir recordatorios de los cumpleaños y aniversarios. Tarjetas de negocios personales también pueden tener accesos restringidos. Es posible también autorizar la información del contacto por una persona responsable, donde solo estos contactos autorizados pueden ser utilizados para la información de la facturación, en facturas a clientes o de proveedores.
 
 

Librería Creativa


Los Ejecutivos Creativos pueden buscar fácilmente material creativo (imágenes, videos, animaciones, contenido gráfico, fuentes, componentes web, etc.) de trabajos antiguos y de igual manera pueden archivar fácilmente nuevos elementos para su uso futuro luego de la finalización de cada trabajo.

Administración de nuevos negocios

Los empleados responsables de los nuevos negocios pueden tener una base de datos de oportunidades de negocio disponibles donde pueden registrar y dar seguimiento a oportunidades individuales de venta, ofertas y documentos de la comunicación con potenciales clientes. Al mismo tiempo, ellos pueden estimar la viabilidad financiera y la probabilidad de ganar una nueva cuenta.
 
 

Finanzas y reportes

La gerencia, los dueños y el departamento financiero de la agencia pueden tener una visualización completa de toda la agencia en cualquier momento. Pueden ahondar en los detalles de cada trabajo individual con tan solo un clic. Encontrar un trabajo problemático y ver todas facturas de proveedores, órdenes de compra o facturas a clientes relacionadas es cuestión de segundos. Igualmente, es fácil crear reportes financieros, con tan solo un clic.

Results in requested detail

La planificación y el registro de los gastos administrativos se realiza utilizando la opción de los presupuestos de gastos administrativos. Estos se estructuran con una perspectiva administrativa, no contable. Por ejemplo, los gastos de personal: costos de movilización, gasolina, gastos de representación, facturas de celulares, pueden ser distribuidos individualmente por cada empleado. Cada presupuesto de gastos administrativos tiene un plan de costos anuales y su gasto real es transparente en todo momento.

El registro de facturas de proveedores, facturas de clientes y gastos de caja chica asegura que las facturas individuales y documentos de gastos fluyan a través de todas las personas responsables en el proceso de aprobación. Es imposible que una factura se pierda; es muy fácil determinar dónde y desde cuándo está esperando una aprobación. También muestra cuando una factura ha sido pagada. Usted puede marcar las facturas de proveedores para que puedan ser pagadas una vez que le haya cobrado al cliente ese valor respectivo. Una implementación avanzada le permite monitorear indicadores financieros complejos como el WIP y Devengados. Adicionalmente, tenemos disponibles las integraciones con sistemas de pago a través de bancos y softwares contables.

Requerimientos Sarbanes-Oxley. Nuestro sistema ayuda a las agencias de gran tamaño y a agencias pertenecientes a redes a cumplir con los requerimientos SOX en las siguientes áreas – procesos de aprobación de documentos, proveedores certificados, facturas de proveedores relacionadas con las órdenes de compra, derechos accesos, cambio de registros e historial de documentos seleccionados, rastreo de quién ha aprobado un documento y de qué forma, etc. Si los requisitos SOX son relevantes para usted, por favor notifíquenos para darle más detalles.

 
 

Otras aplicaciones generales del sistema

Notas de agencia. Notificaciones individuales y alertas pueden ser configuradas para los empleados en cualquier estado del trabajo. Por ejemplo, recordatorios del vencimiento de plazos próximos, documentos pendientes por aprobación, notificaciones de los trabajos que no están conforme a la cotización original, recordatorios para marcar la hora de llegada y salida y recordatorios para llenar las planillas horarias de días anteriores.

Se parece a usted. Muchas agencias desean mantener su identidad corporativa en el sistema. La configuración individual de la apariencia es un requerimiento natural y fácilmente realizable.

Habla como usted.. IEl sistema multilingüe también se comunica en el lenguaje que usted decida. Ya sea su equipo internacional o su agencia asociada, todos experimentarán el sistema en su lengua preferida. Además, usted puede adaptar modismos y palabras a las que usted está acostumbrado.

Manténgase seguro. Después de las personas, la data es el activo más importante de cualquier agencia. Naturalmente, tomamos todas las precauciones posibles para mantener su data segura. Aplicaciones de seguridad innovadoras han sido incluidas a lo largo de toda la plataforma.

 
 

¿Cómo se implementa el sistema AD-IN-ONE?

La implementación del sistema AD-IN-ONE varía según el tamaño de cada agencia.

En agencias pequeñas,es simplemente comenzar a experimentar los retos que conllevan el crecimiento y desean superarlos con facilidad. Dichas agencias usualmente desean una configuración benevolente, rápida y sencilla porque no desean estar atados por reglas y procesos estrictos.

En agencias de tamaño medio, con algunas docenas de empleados, generalmente demandan una configuración sofisticada de nivel medio, con algunas restricciones a información relevante mientras se mantienen relativamente flexibles.

En agencias de red y de gran tamaño usualmente obtienen las configuraciones más sofisticadas; el flujo de procesos de los documentos se describe en detalle, los derechos de acceso suelen ser más estrictos, las aplicaciones para los reportes y el énfasis en indicadores como el WIP, Devengados y reportes de intercompañía, suelen ser los más cruciales.

La modularidad del sistema en general asegura que se adapte y crezca al ritmo de la agencia. Las reglas pueden volverse más estrictas o flexibles dependiendo del estilo de la administración y las necesidades del negocio, y las configuraciones en general siempre pueden ser ajustadas.

Configurando el sistema.

Una vez que usted haya expresado su interés, le vamos a pedir que llene un cuestionario sencillo para entender de mejor manera las necesidades de su agencia y el alcance relevante de AD-IN-ONE. Luego, procederemos a instalar el sistema, seguido de la capacitación a los equipos y la asistencia en vivo, donde nuestros capacitadores ayudan a los miembros de la agencia a crear los primeros trabajos y les dan seguimiento para resolver cualquier problema. Posterior a ello, nuestro departamento de soporte siempre estará disponible para resolver cualquier consulta.

Lo más nuevo y lo mejor.

El sistema está en constante actualización y mejora mientras seguimos las tendencias actuales del negocio y las necesidades de los usuarios. Normalmente las agencias reciben una nueva versión actualizada cada año. Sin embargo, siempre nos aseguramos de que el sistema nunca se vuelva complicado de utilizar y se mantenga fácil de operar tanto para usuarios nuevos como antiguos.

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