Les organismes qui ont adopté ce système (Mayer / McCann Erickson, Wiktor Leo Burnett), et le fournisseur, une société tchèque, Adinone Europe, ont accordé que Ad-In-One (tirés de la publicité en un) - qui est le nom du système - a très peu de choses en commun avec SAP.

«À un certain point, la plupart des agences doivent faire face à la question de l'information, économie, comptabilité et systèmes de gestion. La plupart des organismes se fient sur les résultats du logiciel de comptabilité. Ceux-ci, toutefois, ne répondent pas aux exigences de la gestion. C'est pourquoi les systèmes internes sont souvent troqués contre des solutions «faits maison». Ce n'est que dans de rares cas que ces organismes développent leurs propres systèmes complexes. À un certain moment un problème survient: comment pouvons-nous contrôler les travaux à la volée, y compris les données économiques et comptables? Ce n'est pas possible sans un «système opérationnel» supérieur. Après des recherches sur les marchés européens et tchèque, nous avons constaté qu'il y a très peu de systèmes spécialisés pour supprimer les besoins des agences de publicité, de sorte que la décision de choisir Ad-In-One a été prise, basée sur le produit, le soutien et le prix», décrit Ales Kohut, directeur de Mayer Erickson / McCann.

Qu'est-ce qu'AD-IN-ONE?

Selon Adinone Europe, c'est un système complexe pour l'ensemble des mises en jours des agences de publicité et des entreprises spécialisées de l'industrie de la publicité (publicité, MD, RP, production, agences de marketing et studios créatifs et graphiques). Le système est basé sur un système intégré de gestion et flux de documents, le contrôle des travaux, la planification de la capacité des employés, l’administration des coûts, les feuilles de temps et d'autres. «Parce que dans les début des années 90 nous travaillions dans une agence de publicité à service complet, où nous avions à faire face aux mêmes problèmes et questions dont le système Ad-In-One a résous plus tard. Des systèmes similaires que nous avions rencontré à ce moment et existent toujours aujourd'hui sont terriblement techniques, complexes et pleins de fonctionnalités que nous savions que jamais nous aurions l'intention d'utiliser. C'est pourquoi notre but était de concevoir un système qui serait facile à utiliser et en même temps, répondre à toutes les exigences de la gestion de cette industrie en particulier», explique le Directeur Général de Adinone Europe, Ivan Petruv.

Le système Ad-In-One contient 14 modules qui peuvent être configurés selon les besoins spécifiques de chaque agence: opportunités d'affaires, contacts, documents de l’entreprise, le système de travail, le trafic, les feuilles de temps, la bibliothèque de créations, la base de connaissances, l’assiduité, le fond de caisse, la facturation, la budgétisation et les rapports. Habituellement, le témoignage du client est la première entrée dans ce système qui, successivement - en différents niveaux de gestion et de contrôle - surveille la progression d'un travail dans chaque département à la facturation. Chaque position dans l'agence – dés le propriétaire ou directeur aux managers de la clientèle, service de création, production, département financier, trafic et réception - a son propre espace défini avec des outils et des compétences qui rendent le système transparent et l'agence devient entièrement contrôlable. Ad-In-One est compatible avec les Mac et PC, il est multilingue et permet aussi l'accès distant.

A quoi est-il utile?

«Avant tout, le système fournit de l'ordre et du contrôle et il est précieux pour la gérer d’avoir un aperçu en temps réel de l'agence, son cash-flow et sa rentabilité. Ceci est particulièrement important dans notre agence une fois que la comptabilité est faîte externement et ainsi, cette vue d'ensemble n'a été possible qu'avec un délai d'un mois de temps», déclare Ales Kohut.

Un autre avantage du système de gestion de l'agence est le contrôle des coûts et la rentabilité des clients individuels et des travaux. "Le système montre clairement l'efficacité du travail des managers de clientèle, par exemple, après il traite des feuilles de temps (heures par travailleur) et des frais généraux, il peut montrer un client qui génère un volume d'affaires énorme, il crée presque aucun revenu: un signal qui peut indiquer qu'il serait plus efficace d'obtenir trois petits clients avec une marge plus élevée, au lieu d'un client dur-à-servir à faible rentabilité. Par-dessus tout, c'est un outil efficace de gestion, essentielle à l'époque actuelle de l'abaissement des budgets», dit Ivan Petrùv.

Le système maintient aussi la continuité des performances individuelles dans une industrie avec un taux élevé de roulement des employés d'environ 20 - 30% par an. Un autre facteur important est le contrôle. «Dans les agences avec plus de 20 salariés, les structures de gestion à plusieurs niveaux commencent à apparaître et les intérêts personnels qui pourraient créer des risques se cachent. Surtout sur les petits marchés, tels que la République tchèque ou slovaque, où tout le monde se connaît, on rencontre souvent divers types de dispositions cachées et des commissions occultes au détriment de l'agence. Ces phénomènes négatifs peuvent être détectés grâce à la circulation transparente de l'information», résume Ivan Petruv. Il est clair que un système dont le prix est d’environ 1,5 million de Couronne tchèque, est efficace principalement pour les agences avec au moins deux douzaines d'employés et non pas pour les entreprises de 3 à 5 employés.

Questions a…

Kontra Peter, Directeur Général de Leo Burnett Wiktor

Votre agence a utilisé un système similaire suisse. Pouquoi avez-vous décidez de le remplacer?

Peter Kontra: Le système de travail principal a été adopté en Wiktor Leo Burnett dans le début des années 90 et il est fort possible que nous étions la première agence sur le marché slovaque à avoir un système de diffusion ERP. Qualiant en tant que fournisseur de ce système n'a pas pu nous convaincre qu'ils puissent faire face à l'innovation du produit en fonction de nos besoins.

A quoi pense la statégie?

Comme les organismes qui ont adopté ce système en Slovaquie confirment, que celui-ci ou autres systèmes, similaires peuvent être un nouvel outil de gestion qui renforcera considérablement la capacité d’une agence à s'orienter sur les travaux rentables et de contrôler les activités de l'agence ainsi que d'avoir un aperçu de ce qui se passe dans l'agence - et tout cela en temps réel. La gamme, le soutien, les connaissances du secteur de la publicité, les références de l’entreprise et le rapport prix/performance de Adinone peuvent être un avantage significatif en comparaison avec d'autres systèmes comme Qualiant (Autriche) ou Maconomy (Danemark) pour les agences qui n'ont pas développé leurs propres, de même système sophistiqué (c.-à-Istropolitana Ogilvy).