As agências que adoptaram este sistema (Mayer / McCann Erickson, Wiktor Leo Burnett), e o fornecedor, uma empresa checa, Adinone Europa, ambos concordam que o Ad-In-One (derivado da publicidade em um) - que é o nome do sistema - tem muito poucos aspectos em comum com a SAP.
"Em algum momento, a maioria das agências têm de lidar com a questão da informação, economia, contabilidade e sistemas de gestão. A maioria das agências confia nos resultados obtidos pelos softwares de contabilidade. Estes, porém, não satisfazem as necessidades da gestão. É por isso que os sistemas internos são muitas vezes trocados por soluções "home-made". Apenas em casos raros, essas agências desenvolvem os seus próprios sistemas complexos. A dada altura ocorre um problema: como podemos monitorar os trabalhos em tempo real, incluindo os dados económicos e de contabilidade? Isso não é possível sem um avançado "sistema operacional". Depois de pesquisar o mercado europeu e checo, descobrimos que existem muito poucos sistemas especializados que suprimem as necessidades das agências de publicidade, por isso foi tomada a decisão de escolher o Ad-In-One, com base no produto, apoio e preço ", descreve Ales Kohut, diretor da Mayer / McCann Erickson.
O que é AD-IN-ONE?
De acordo com Adinone Europa, é um sistema complexo para toda a agenda das agências de publicidade e empresas especializadas do sector da publicidade (publicidade, MD, RP, produção, agências de marketing e estúdios criativos e gráficos). O sistema é baseado num sistema integrado de gestão e no fluxo de documentos, registo de trabalho, planeamento da capacidade dos funcionários, administração de custos, folhas de horas e outros. "Porque no início dos anos 90 trabalhávamos numa agência de publicidade de serviço completo, onde lidávamos com os mesmos problemas e questões em relação ás quais o sistema Ad-In-One resolveu mais tarde. Sistemas semelhantes que existiam na altura e ainda existem são extremamente técnicos, complicados e cheios de recursos que sabíamos que nunca intentaríamos utilizar. Por isso, o nosso objectivo foi criar um sistema de fácil utilização e ao mesmo tempo, satisfazer todos os requisitos de gestão para este sector específico", diz o Director Executivo da Adinone Europa, Ivan Petruv.
O sistema Ad-In-One contém 14 módulos que podem ser configurados de acordo com as necessidades específicas de uma dada agência: oportunidades de negócios, contactos, documentos da empresa, sistema de trabalho, trafego, folhas de horas, biblioteca criativa, base de conhecimento, assiduidade, o fundo de caixa, facturação, orçamentos e relatórios. Normalmente, o depoimento do cliente é a primeira entrada neste sistema que, sucessivamente - em diferentes níveis de gestão e de controlo - monitoriza a progressão de um trabalho em cada departamento até à facturação. Cada posição na agência – desde o proprietário ou director até aos gestores de clientes, departamento de criação, produção, departamento financeiro, tráfego e recepção - tem o seu próprio espaço definido com ferramentas e competências que tornam o sistema transparente e a agência torna-se totalmente controlável. Ad-In-One é compatível com Mac e PC, é multilingue e permite também o acesso remoto.
Para que é proveitoso?
"Antes de mais, o sistema proporciona ordem e controlo e é inestimável para gerir a obtenção de uma visão em tempo real da agência, o seu cash-flow e rentabilidade. Isto é especialmente importante na nossa agência uma vez que a contabilidade é externa e deste modo, essa visão apenas foi possível com um atraso de um mês ", diz Ales Kohut.
Outro benefício do sistema de gestão para agências é o acompanhamento de custos e rentabilidade de clientes individuais e trabalhos. "O sistema mostra claramente a eficiência do trabalho dos gestores de clientes, por exemplo, depois processa folhas de horas (horas por trabalhador) e despesas gerais, pode mostrar que um cliente que gera um grande volume de trabalho, não cria praticamente receita nenhuma: um sinal que pode indicar que seria mais eficaz obter três clientes mais pequenos, com uma margem mais elevada, ao invés de um cliente difícil de satisfazer com baixa rentabilidade. Acima de tudo, é uma efectiva ferramenta de gestão, essencial na era actual de redução dos orçamentos", diz Ivan Petruv.
O sistema mantém também a continuidade das performances individuais numa indústria com uma elevada rotatividade dos trabalhadores de cerca de 20 - 30% por ano. Outro fator importante é o controlo. “Em agências com mais de 20 empregados, estruturas de gestão de vários níveis começam a aparecer e os interesses pessoais que possam gerar riscos ficam escondidos. Especialmente em mercados pequenos, como a República Checa ou a Eslováquia, onde todos se conhecem, muitas vezes encontram-se vários tipos de despesas e comissões ocultas à custa da agência. Este fenómeno negativo pode ser detectado graças ao fluxo transparente de informação", resume Ivan Petruv. É claro que um sistema, cujo preço é de cerca de 1,5 milhões de Coroas checas é eficaz, principalmente para as agências com pelo menos duas dezenas de funcionários e não para as empresas com apenas 3 a 5 funcionários.
Perguntas a…
Peter Kontra, Director Executivo da Wiktor Leo Burnett
A sua agência utilizou um sistema semelhante suíço. Por que decidiu substitui-lo?
Peter Kontra: O sistema de trabalho principal foi aprovado em Wiktor Leo Burnett no início dos anos 90 e é bem possível que fomos a primeira agência no mercado eslovaco a ter uma transmissão de sistema ERP. Qualiant como fornecedor deste sistema, não conseguiu convencer-nos de que podiam acompanhar a inovação do produto de acordo com as nossas necessidades.
O que a estratégia pensa?
Como as agências que adoptaram este sistema na Eslováquia confirmam que este ou outros sistemas similares podem ser uma nova ferramenta de gestão que reforça significativamente a capacidade de uma agência para dedicar-se a trabalhos rentáveis e controlar as operações da agência, bem como em ter uma visão geral do que está a acontecer na agência - e tudo isso em tempo real. A variedade, o apoio disponível, o conhecimento da indústria da publicidade, as referências da empresa e a relação preço/desempenho de Adinone podem ser uma vantagem significativa em comparação com outros sistemas, como Qualiant (Áustria) ou Maconomy (Dinamarca) para as agências que não desenvolveram os seus próprios, semelhantes sistema sofisticados (ou seja, Istropolitana Ogilvy).