Sistemi adapte eden ajanslar (Mayer / McCann Erickson, Wiktor Leo Burnett), ve tedarikçi, AD-IN-ONE Europe a.s. (Bir Çek firması), ismi AD-IN-ONE (advertising-in-one (reklamcılığın hepsi bir arada') dan derleme) olan yazılımın, devasa SAP ile çok az ortak noktası olduğunu kabul ediyor.
“Bir noktaya gelindiğinde, birçok ajans bilgi, ekonomi, muhasebe ve yönetim sistemleri sorusu ile yüzleşmek zorunda kalacaktır. Bir çok ajans, muhasebe yazılımından gelen raporlara güveniyor. Ancak bunlar, ajans yönetiminin ihtiyacını karşılamıyor. İşte bu yüzden ajansların iç sistemleri ''home-made'' çözümler tarafından değiştirilmiştir. Çok ender durumlarda, ajanslar kendi komplike sistemlerini geliştirirler. Bir noktada bir problem olur: İşleri ekonomik ve muhasebe verisini de içerecek şekilde anlık nasıl gözlemleyebiliriz, bu gözlemlemeyi muhasebeciler değil de müşteri hizmeti veren çalışanlar nasıl yapabilir? Bu süper, aynı zamanda kullanması kolay bir “operasyonel sistem” olmadan mümkün değildir. Çek ve Avrupa pazarlarını araştırdıktan sonra, anladık ki reklam ajanslarının ihtiyaçları konusunda özelleştirilmiş sistem sayısı çok az; o yüzden ürün, destek ve fiyata dayalı karar AD-IN-ONE ile ilerlemek oldu” diye durumu özetliyor, Mayer / McCann Erickson direktörü Ales Kohut.
AD-IN-ONE nedir?
AD-IN-ONE Europe'a göre , AD-IN-ONE, pazarlama iletişimi endüstrisinde (tam hizmet, direkt pazarlama, PR, prodüksiyon, dijital ajanslar, pazarlama ajansları ve kreatif ve grafik stüdyoları) özelleşmiş firmalar ve reklam ajanslarının tüm işlemleri için bir kompleks yazılım sistemi. Sistem, tümleştirilmiş yönetim ve ajans dökümanları, iş kaydı, çalışan kapasite planlaması, masraf yönetimi, zaman çizelgelerine dayanan bir uçtan uca operasyonel yazılım olarak konumlandırılmış.
“Çünkü 90'ların başlarında biz kendimiz tam hizmet reklam ajansında çalışırken aynı tip problemlerle ve sorularla uğraşıyorduk. AD-IN-ONE işte bunlar için oluşturuldu. Karşımıza çıkan benzer sistemler korkunç derecede teknik, karışık ve hiç bir zaman kullanmayacağımız özelliklerle dolu idi. İşte bu yüzden amacımız kullanıcı dostu bir sistem tasarlamaktı ve aynı zamanda, bu özel endüstrideki yönetimsel ihtiyaçları karşılamakt,” diyor AD-IN-ONE Europe yönetici direktörü, Ivan Petruv.
AD-IN-ONE sistemi bir ajansın özel ihtiyaçlarına göre konfigüre edilebilen 14 modül içeriyor: iş fırsatları, kontaklar, firma dökümanları, iş sistemi, trafik, zaman çizelgeleri, kreatif kütüphane, bilgi havuzu, devamlılık, nakit kasası, fatura yönetimi, bütçeleendirme ve raporlama. Genelde müşteriden brief, bu sisteme ilk giriştir ve daha sonra sistem değişik yönetim ve kontrol mekanizmaları sunarak bir işin ilerlemesini her departman bazında faturalandıralana kadar başarılı bir şekilde gözlemler. Ajanstaki her pozisyon - ajans sahibi ya da direktörden, müşteri yöneticileri, kreatif departman, prodüksiyon, finans departmanı, trafik ve resepsiyona kadar- kendine ait alanları vardır. Bu alanlar araçlar ve yeterliliklerle tanımlanmıştır. Bu da sistemi transparan yapar ve ajans tam kontrol edilebilir olur. AD-IN-ONE, hem Mac hem de PC ile uyumludur, çoklu dil desteği vardır ve uzaktan erişime de izin verir.
Neye faydalı?
“Herşeyden öte, bu sistem düzen ve kontrol getirdiğinden; ajansın gerçek zamanlı görünümünü, nakit akışını ve karlılığını sunması bir yönetim için paha biçilemez bir katkı. Bu bizim ajansımızda dış muhasebeye sahip olan bizim ajansımızda özellikle çok önemli ve böyle bir genel görünüm eskiden bir ay gecikme ile mümkün olabiliyordu” diyor Ales Kohut.
Sistemin, ajans yönetimine diğer faydası, birbirinden bağımsız iş ve müşterilerin karlılık ve masraflarının gözlemlenmesi. “Sistem, müşteri temsilcilerinin verimliliğini tartışmasız bir şekilde ortaya seriyor. Örneğin zaman çizelgelerini (adam-saat) ve fazla mesaileri inceledikten sonra, inanılmaz büyük bir ciro yapan ama neredeyse sıfır gelir oluşturan bir müşteriyi gösterebiliyor, bu da düşük karlılıklı kaprisli bir müşteri yerine üç daha küçük fakat yüksek karlı müşteri almanın daha verimli olabileceğine bir sinyal olabiliyor. Hepsinin ötesinde, efektif yönetimsel bir araç, bütçelerin azaldığı günümüz çağında olmazsa olmaz bir araç” diyor Ivan Petruv.
Sistem ayrıca, ortalama %20-30 gibi yüksek iş değiştirme oranına sahip bir endüstride bireysel başarıların devamını sürdürmek için de bir cevap. Diğer farkedilir faktör ise kontrol. “20 den fazla çalışanı olan ajanslarda, çok katmanlı yönetim yapıları görülmeye başlanıyor ve risk oluşturabilecek kişisel ilgiler saklı hale gelebiliyor. Özellikle, Çek ve Slovak Cumhuriyetleri gibi herkesin birbirini tanıdığı küçük pazarlarda, genellikle ajansın zararına olabilecek gizli provizyonlarla ve rüşvetlerle karşılaşabiliyoruz. Bu negatif olay, transparan bilgi akışı sayesinde tespit edilebilir” diye özetliyor Ivan Petruv.25 Bin Euro'lardan başlayan bir sistemin aslında, 3-5 çalışanı olan firmalar için değil de en az iki düzine çalışanı olan ajanslar için verimli olduğu açık.
Sorular sorduk
Peter Kontra, Wiktor Leo Burnett Yönetici Direktör
Ajansınız, Avusturya menşeili benzer bir sistem kullanıyordu. Neden değiştirmeye karar verdiniz?
Peter Kontra: The Leading job system was adopted in Wiktor Leo Burnett deki Leading iş sistemi, 90'ların başında kurulmuştu ve tahminen biz Slovak pazarında ERP'ye sahip olan ilk ajanstık. Bu sistemin tedarikçisi Qualiant, ürünü ihtiyaçlarımıza göre yenileyebileceklerine bizi ikna edemedi.
STRATEGY SLOVAKIA NE DÜŞÜNÜYOR?
Slovak Cumhuriyeti'nde bu sistemi adapte etmiş olan ajanslar, bu ve benzeri sistemlerin, bir ajansın kendisini karlı işlere göre konumlandırmasına ve ajans operasyonlarını kontrol etmek için ve ajansın içinde ne olup bittiğinin gerçek zamanlı görünümüne sahip olmak hususunda, yönetim için yeni bir araç olabileceğini onaylıyor. Bu alanda kendi çözümlerini geliştiren firmalardan (ör: Istropolitana Ogilvy) olmayan ajansların yapacağı karşılaştırmada, AD-IN-ONE'in yayılma alanı, desteği, Reklam endüstrisi bilgisi, firma referansları ve fiyat/performans oranı diğer sistemler (Qualiant (Avusturya) veya Maconomy (Danimarka)) karşısında, AD-IN-ONE a ciddi avantaj sağlıyor. (Not: Istropolitana Ogilvy 2010 da AD-IN-ONE'a geçiş yaptı.)